Verlofregeling + aanvraagformulier

Richtlijnen en procedure met betrekking tot extra verlof.

 

Slechts in uitzonderingsgevallen kan aan ouders worden toegestaan, dat de leerling tijdelijk de school niet bezoekt.

Enkele gewichtige omstandigheden zijn in de wet opgenomen. Het gaat dan om de volgende omstandigheden:

1.  als de school gesloten is;

2.  als bezoek van de school verboden is;

3.  als de leerling bij wijze van tuchtmaatregel geschorst is;

4.  als de leerling wegens ziekte verhinderd is de school te bezoeken;

5.  als de leerling wegens de vervulling van plichten voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuiging verhinderd is de school te bezoeken;

6.  als de leerling vanwege de specifieke aard van het beroep van één van de ouders slechts buiten de schoolvakanties met hen op vakantie kan gaan (uitgewerkt in artikel 13a);

7.  de jongere door andere gewichtige omstandigheden verhinderd is de school te bezoeken (uitgewerkt in artikel 14).

 

Ad 1: als de school gesloten is:

Deze omstandigheden spreken voor zich.

 

Ad 2: als bezoek van de school verboden is.

Als voorbeeld kunnen worden genoemd de Besmettelijke Ziektenwet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften of maatregelen en als de burgemeester bij een burgerlijke uitzonderingstoestand het bezoeken van scholen verbiedt.

 

Ad 3: als de leerling bij wijze van tuchtmaatregel geschorst is.

Hierbij dienen de wettelijke procedures ten aanzien van schorsing, zoals die onder meer in de Wet op het Primair Onderwijs zijn opgenomen, gevolgd te worden.

 

Ad 4: verzuim wegens ziekte.

Bij verzuim wegens ziekte kan door de ouders worden volstaan met een mededeling aan de directeur. Hiervan moet binnen twee dagen na het ontstaan ervan bericht zijn ontvangen, zo mogelijk met opgave van de aard van de ziekte. Verderop wordt nog teruggekomen op oneigenlijk ziekteverzuim.

 

Ad 5: verzuim wegens vervulling van plichten voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuiging.

Ook bij verzuim wegens vervulling van plichten voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuiging kan worden volstaan met een mededeling aan de directeur. Hiervan moet uiterlijk twee dagen vóór de verhindering aan de directeur kennis worden gegeven.

N.B. niet alle godsdienstige activiteiten zijn ook godsdienstplichten.

 

Bij de interpretatie hiervan moet de uitleg beperkt worden tot de echte plichten. Niet elke door de betrokkene gewenste deelname aan bijeenkomsten op godsdienstige of levensbeschouwelijke grondslag is ook als godsdienstplicht aan te duiden. Er is derhalve een zekere ruimte om de melding te toetsen. Bij een vermoeden van misbruik kan de leerplichtambtenaar worden ingelicht, die een onderzoek kan instellen.

 

Ad 6Vakantieverlof (artikel 13a)

Vakantieverlof kan door u worden verleend, als een leerling, vanwege de specifieke aard van het beroep van één van de ouders, slechts buiten de schoolvakanties met hen op vakantie kan gaan.

 

Toelichting

Bij de specifieke aard van het beroep van één van de ouders moet gedacht worden aan seizoengebonden arbeid, zoals die voorkomt in de agrarische en de toeristische sector en de horeca.

Extra wintersportvakantie of een langdurig bezoek van allochtonen aan het thuisland vallen dus niet (meer) onder het begrip vakantieverlof. Door de wetgever is, in de Memorie van Toelichting bij de wetswijziging van 1994, aangegeven dat deze redenen voor verlof ook niet meer kunnen vallen onder het begrip "andere gewichtige omstandigheden" (artikel 14. lid juncto artikel 11 onder g van de Leerplichtwet.) Zie pagina 3.

 

Procedure:

1.  Vakantieverlof moet twee maanden van tevoren schriftelijk worden aangevraagd;

2.  Voor het aanvragen van vakantieverlof wordt een standaardformulier ingevuld. Deze formulieren worden door de leerplichtambtenaar aan de directies verstrekt.

3.  De directeur neemt, bij zijn beslissing, de richtlijnen voor vakantieverlof in acht.

4.  De directeur of degene, die daartoe door hem gemachtigd is beslist schriftelijk binnen 8 weken.

5.  Alvorens een beslissing te nemen kan de directeur bewijsstukken opvragen en advies vragen aan de leerplichtambtenaar.

6.  Bij toekenning van het vakantieverlof houdt de directeur er rekening mee, dat dit slechts eenmaal per schooljaar voor maximaal 10 schooldagen gebeurt en dat het verlof geen betrekking heeft op de eerste twee lesweken van het nieuwe schooljaar;

7.  Bij weigering van het vakantieverlof dienen de ouders gehoord te worden (dit mag ook telefonisch). Hiervan moet een verslag(je) worden gemaakt, dat aan de ouders wordt toegezonden.

8   De directeur wijst de ouders in zijn definitieve besluit op de bezwaarmogelijkheden en de bijbehorende procedure (zie schema).

9.  De directeur controleert of de ouders zich aan zijn besluit houden.

N.B. De dagen waarop vakantieverlof is verleend, blijven buiten beschouwing voor de berekening van het aantal dagen waarop verlof wegens gewichtige omstandigheden wordt verleend.

 

Ad 7: Andere gewichtige omstandigheden (artikel 14)

De richtlijn met betrekking tot andere gewichtige omstandigheden bestaat uit drie onderdelen.

 

Uitzondering 1: extra verlof wegens familie-omstandigheden.

-    bij huwelijk en huwelijks- of andere jubilea, ernstige ziekte en overlijden van ouder(s) en bloed- en/of aanverwanten tot en met de derde graad: ten hoogste twee dagen, afhankelijk van de plaats waar de gebeurtenis plaatsvindt;

-    bij verhuizing: 1 dag;

-    bij gezinsuitbreiding: 1 dag.

 

In uitzonderlijke gevallen kan nog voor enkele extra dagen verlof worden verleend.

N.B.: ook andere samenlevingsvormen dan het huwelijk vallen hier onder.

 

Uitzondering 2: medische of sociale redenen

-    wanneer er een medische noodzaak bestaat voor extra verlof dan dient een medische verklaring te worden overgelegd;

-    wanneer er een sociale indicatie voor extra verlof aanwezig is, dan dient een verklaring van een sociale instantie te worden overgelegd, waaruit die indicatie blijkt.

 

Uitzondering 3: extra verlof wegens kennelijke onredelijkheid.

-    wanneer het weigeren van toestemming voor extra verlof volgens de hiervoor genoemde richtlijnen tot een kennelijke onredelijkheid zou leiden kan extra verlof worden verleend;

-    het belang van de leerling speelt hierbij een belangrijke rol;

-    de duur van het verlof mag geen rol spelen.

 

Toelichting:

U dient zelf een zorgvuldige afweging te maken, waarbij de precedentwerking zeker niet uit het oog mag worden verloren.

In dat verband is het van belang:

 -   dat u bij een beslissing de beginselen van behoorlijk bestuur hanteert, zoals zorgvuldigheid, beslissen zonder vooringenomenheid, evenredigheid van belangen en een goede motivering.

-    dat de afhandeling schriftelijk gebeurt. Dit is van belang in verband met bezwaar en beroep, maar is ook in het geval van een gunstige beschikking wenselijk in verband met registratie, verantwoording en eventuele discussies achteraf over de periode van verlof.

 

Geen gewichtige omstandigheden zijn b.v.:

-    een afwijkend vakantierooster van slechts enkele dagen van andere kinderen uit het gezin, die op andere scholen zitten;

-    zomaar een lang weekend;

-    geen andere boekingsmogelijkheden;

-    voor vakantie in voor- of naseizoen in verband met de lagere prijzen;

-    een uitnodiging van b.v. een oom/tante of grootouders om mee op vakantie te gaan buiten de schoolvakantie;

-    eerder afreizen of later terugkeren van vakantie in verband met de drukte op de weg;

-    familiebezoek in een ander werelddeel, al dan niet gekoppeld aan een vakantie, dus ook geen extra verlof aan allochtonen om eerder naar hun thuisland terug te keren;

-    als al een ticket is gekocht terwijl verlof niet kan worden verleend.

Wel gewichtige omstandigheden kunnen zijn:

-    als voldaan moet worden aan een wettelijke verplichting;

-    als een leerling, in verband met een bepaalde (sport)prestatie, wordt afgevaardigd naar een nationaal of internationaal toernooi;

-    wereldjamboree van de scouting;

-    in bepaalde gevallen: internationaal voetbaltoernooi van de leerling zelf: per geval bekijken;

-    in bepaalde gevallen: huwelijk van anderen dan bloed- of aanverwanten: per geval bekijken. Hierbij kan b.v. gedacht worden aan kinderen, die bruidsmeisje of bruidsjonker mogen zijn bij anderen dan bloed- of aanverwanten.

 

Procedure:

1.  Verzoeken om extra verlof moeten schriftelijk en tijdig worden ingediend bij de directeur van de school. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van het standaardaanvraagformulier. Uitzondering hierop zijn doktersbezoeken e.d., die in de regel minder dan een dagdeel in beslag nemen.

2.  De directeur beslist op verzoeken om extra verlof van 10 schooldagen of minder, met inachtneming van de hiervoor genoemde richtlijnen.

 

Hierbij kunnen zich twee situaties voordoen:

A.      Het verlof wordt ingewilligd. In dat geval kan de achterzijde van het aanvraagformulier worden ondertekend en aan de ouders overhandigd. Een afschrift van de aanvraag en de beslissing hierop wordt in het persoonlijk dossier van de leerling opgeborgen en er wordt een aantekening gemaakt in het statistisch overzicht verzuim. Hoewel de Algemene Wet Bestuursrecht er van uit gaat, dat binnen 8 weken een schriftelijk besluit moet zijn genomen, zullen in de praktijk zeker kortere beslissingstermijnen kunnen worden gehanteerd. In de regel zal hierop dezelfde dag nog kunnen worden beslist.

 

B.      De aanvraag kan niet of niet geheel worden ingewilligd.

Dat betekent, dat u de aanvrager(s) in de gelegenheid moet stellen hun zienswijze naar voren te brengen als de  afwijzing zou steunen op gegevens over feiten en belangen, die de aanvrager betreffen en die gegevens afwijken van hetgeen de aanvrager terzake zelf heeft verstrekt. (b.v. informatie, die u van derden heeft ontvangen)

Van dit "horen" moet een verslag(je) worden gemaakt, waar in het kort wordt weergegeven hetgeen is besproken. Dit "horen" kan ook telefonisch. Het verslag moet aan de aanvrager worden toegezonden.

 

Bij de beslissing moet het volgende in acht worden genomen:

-        de beslissing moet binnen een redelijke termijn worden genomen. In de Algemene Wet Bestuursrecht wordt uitgegaan van een termijn van 8 weken. In de praktijk zult u over het algemeen korte(re) beslissingstermijnen moeten hanteren;

-        bij de beslissing moeten de beginselen van behoorlijk bestuur worden gehanteerd, zoals zorgvuldigheid, beslissen zonder vooringenomenheid, evenredigheid van belangen en een goede motivering;

-        in de beschikking moet de mogelijkheid van bezwaar aan de aanvragers worden vermeld;

-        de afhandeling moet schriftelijk gebeuren. Dit is van belang in verband met bezwaar en beroep, maar is ook in het geval van een gunstige beschikking wenselijk in verband met registratie, verantwoording en eventuele discussies achteraf over de periode van verlof.

3.  Wanneer een verzoek om extra verlof meer dan 10 schooldagen behelst of als, door cumulatie van aanvragen gedurende het schooljaar het aantal van 10 wordt overschreden, wordt het verzoek terstond, ter afdoening, doorgezonden aan de leerplichtambtenaar van de gemeente Waalwijk.

4.  Zonodig kan de directeur om bewijsstukken vragen.

5.  De directeur controleert of de ouders zich aan het besluit houden.

Hieronder kunt u het verlofformulier downloaden. Wanneer u het hebt ingevuld, geeft u het dan a.u.b. op school af ter beoordeling van uw aanvraag. Wij streven er naar u zo snel mogelijk te laten weten of het door u aangevraagde verlof kan worden toegekend.

 formulier verlofaanvraag